La documentación aduanera y el proceso de aduanas se pueden convertir en uno o dos quebraderos de cabeza para mantener la organización tanto del cliente como de una empresa transitaria. Pero, como llevamos diciendo un tiempo en Freightol — y es por lo que estamos aquí — , la digitalización de estos procesos permite tener a mano, y en un solo lugar, toda la documentación que genera el transporte de mercancías. Vamos a contarte cómo puedes digitalizar este proceso y qué beneficios tiene disponer de todos estos documentos en la nube.
¿Qué documentos de transporte pueden digitalizarse?
La respuesta es todos: certificados de origen, facturas y lista de carga, también podrían digitalizarse, etc. Para ponernos en contexto y hacer un repaso rápido en cuanto al despacho de aduanas, en cualquier envío internacional contamos con los siguientes documentos: el DUA y el DV-1.
El Documento Único Administrativo (DUA) es obligatorio de presentar, y aporta información sobre la mercancía ante las autoridades aduaneras, bien sean a la hora de importarlas o de exportarlas. Además, sirve de referencia para Hacienda e incluye datos como:
- Datos de país de origen y de destino
- Características específicas de la mercancía
- Datos del exportador y del importador
- Los medios de transporte que están siendo utilizados
La declaración de valor (DV-1), como el propio nombre indica, declara el valor de la mercancía importada en la aduana. Solo aquellos importando la mercancía necesitan tenerlo.
Los beneficios de un despacho de aduanas digitalizado
Con el software apropiado, estos documentos pueden generarse y almacenarse de forma automática en la nube, pudiendo ser consultados por las empresas transitarias y por sus clientes en cualquier momento. Si imaginamos el proceso tradicional del despacho de aduanas, para acceder a estos documentos sería necesario utilizar métodos más obsoletos como el correo electrónico o realizando llamadas. Ahora, es posible agilizar el proceso en un solo lugar.
Los beneficios de un despacho de aduanas digitalizado son los siguientes:
- Mejor comunicación. Ofrece una mayor agilidad al proceso, sobre todo cuando los interesados no pueden comunicarse de manera directa. El intercambio de datos se vuelve más fluido y en tiempo real.
- Mejor conectividad. Los sistemas de conectividad mejoran con la digitalización, procesando todos los datos en tiempo real y ofreciéndolos a sus clientes con una mayor agilidad, más allá de lo que los EDI ya han estado realizando durante más de una década.
- Automatización del proceso. Introducir los datos en un ERP manualmente puede inducir a errores y ser más ineficiente. Con la digitalización, el sistema puede detectar la información de forma automática y analizarla respecto a reglas definidas por los clientes, ahorrando tiempo y dinero.
- Logística integrada. Los procesos que ocurran en el despacho de la aduanas y respecto a la documentación pueden integrarse con otros sistemas de la cadena de suministro.
- Mejor atención al cliente. La digitalización permite la aparición de nuevos servicios de consultoría que están diseñados específicamente para tratar con los problemas más concretos de los clientes, dando un paso adelante respecto a la atención al cliente genérica o más tradicional.
La digitalización del despacho de aduanas y la documentación inherente a la logística y al transporte es solo una cuestión de tiempo.
Los resultados muestran que el proceso se agiliza y se acelera mediante el uso de software especializado. Si quieres saber más, haz clic aquí. Desde Freightol, te ayudaremos a dar tus primeros pasos con la digitalización.
