Analizamos con un caso práctico qué representa la digitalización para una empresa transitaria en su operativa diaria, con el objetivo de que puedas comprobar de forma real cómo Freightol permite agilizar la cotización, realizar el booking y la aprobación de un envío, reduciendo de forma drástica el tiempo que empleas en estas gestiones. Y todo, en solo un par de minutos y desde una única plataforma.
Tabla de contenidos
Te lo mostramos con un ejemplo, planteando un servicio hipotético entre dos empresas ficticias:
- Transitarios López acaba de recibir la llamada de la empresa Zapatos García, solicitándole cotización urgente para enviar un contenedor a China. Explica que se trata de un contenedor completo de 20 pies, que tendrá como punto de origen el puerto de Barcelona y el destino puede ser el puerto de Shanghai o el de Shenzhen, donde su distribuidor dispone de instalaciones propias.
- Si no estuviese digitalizada, Transitarios López tardará un mínimo de 15 minutos en ofrecerle una primera respuesta. Revisará sus tarifas negociadas en documentos Excel, accederá a webs de distintas navieras para comprobar tarifas spot, llamará por teléfono al cliente para trasladar el mejor precio que han logrado encontrar en este plazo de tiempo y, tras su aprobación, contactará con la naviera para tratar de reservar espacio para el contenedor.
- A partir de este momento, se inicia todavía un proceso mucho más largo para contar con la documentación necesaria para el envío. Cadenas de emails y llamadas insistiendo en una orden que no ha sido adjuntada, recordando plazos y condiciones, y que continuarán prolongándose durante el envío de la mercancía para informarse con la naviera sobre la ubicación de la mercancía y trasladar la información al cliente.
- Por suerte, Transitarios López ya es un transitario digitalizado con el FMS de Freightol y será capaz de enviar una cotización prácticamente al momento a Zapatos García, gestionará al instante la aceptación de la tarifa, procesará el booking con la naviera y completará la creación del envío en apenas dos minutos. Todo, desde una misma plataforma desde la que también tramitará toda la documentación necesaria de forma rápida y segura, y ofrecerá un tracking online para proporcionar un seguimiento continuo de la ubicación de la mercancía.
A continuación, detallamos cómo Transitarios López convierte la contratación de un servicio marítimo en un proceso más rápido, más cómodo y más sencillo para Zapatos García. Te lo explicamos en cinco pasos, desde el primer contacto hasta la emisión del bill of landing.
1. Cotización online
Tras recibir la llamada, Transitarios López accede al cotizador creado por Freightol, alojado en su propia página web, que aglutina las tarifas de todas las compañías navieras, tanto online como spot, y las tarifas propias que el transitario ha negociado con las navieras, por lo que dispone, en una única pantalla, de una panorámica completa con todas las cotizaciones marítimas, plena información sobre las características del servicio y el itinerario, y con la posibilidad de filtrar los resultados según el precio, la duración del trayecto o el número de escalas programadas.
La empresa incorpora toda la información proporcionada por Zapatos García para el envío, el tipo de mercancía, la fecha, el punto de origen e incluye las dos opciones de destino que ha señalado. Al instante, el FMS muestra todas las cotizaciones, con todos los sobrecargos aplicables tanto en origen como en destino, y con la opción de que Transitarios López pueda personalizarla, añadiendo los cargos que corresponda.
Una vez revisadas las tarifas, el transitario seleccionará las que se ajustan a las condiciones establecidas por la empresa y la propia plataforma se encarga de compartirlas directamente con Zapatos García mediante un email.
¿Sabes que existe una opción todavía más rápida?
Freightol ofrece también a los transitarios la posibilidad de que sus clientes coticen directamente por sí solos. Te lo explicamos de nuevo con este mismo ejemplo:
Si Zapatos García se convierte finalmente en cliente, Transitarios López puede incorporar a esta empresa en su plataforma con un perfil propio. De esta forma, cuando le surja de nuevo un envío urgente y necesite una cotización al momento, en lugar de solicitarla, el cliente puede acceder a la web de Transitarios López y encontrar el cotizador, diseñado de forma personalizada con su propio logo, para realizar directamente la cotización, en un proceso sorprendentemente intuitivo.
2. Aceptación de la cotización
Zapatos García acaba de recibir un email de Transitarios López con un PDF que detalla todas las cotizaciones de servicios que se ajustan a los criterios que ha establecido. Además, para agilizar todavía más el proceso, en el propio cuerpo del email podrá autorizar directamente la propuesta de tarifa que haya seleccionado el transitario como más competitiva por precio, con un solo clic y sin descargar ningún documento adjunto.
3. Reserva de espacio
La aceptación de la oferta activa directamente la creación del envío en una nueva página de la plataforma, que permite la tramitación de la reserva de espacio con la naviera.
Un chat directo entre el transitario y cada uno de sus clientes:
La plataforma de Freightol pone a disposición de los transitarios un chat para comunicarse en directo con sus clientes. De esta forma, la relación entre Transitarios López y Zapatos García no dependerá de llamadas de teléfono ni de emails, sino que a través de la propia plataforma pueden intercambiar mensajes de forma inmediata para garantizar en todo momento una coordinación plena en cada detalle de la operación.
4. Creación del envío y gestión de la documentación
Una vez hecha la petición de reserva de espacio a través del FMS o del ERP integrado de Transitarios López, el cliente dispone de toda la información sobre el servicio contratado, plazos y horarios, características del buque, escalas e itinerario. Además, especifica al detalle toda la documentación necesaria que tiene que proporcionar, por lo que Zapatos García tiene desde el primer momento una visión completa de todos los documentos necesarios, con la ventaja de que puede adjuntarlos directamente a través de la misma plataforma. Y si surge cualquier duda, el chat posibilita siempre la respuesta más rápida.
¿Cómo se integra el FMS de Freightol con un ERP?
Una de las grandes ventajas de un Freight Management System (FMS) como Freightol Manager es su capacidad de integración con ERPs con las que trabajan muchos transitarios para optimizar su operativa interna. De esta forma, en el caso de que Transitarios López cuente ya con un ERP podrá continuar creando documentos con este software y subirlos automáticamente a la plataforma de Freightol, podrá realizar el booking desde su ERP y todas las gestiones de documentación o facturación quedarán directamente integradas en ambos softwares, entre otras muchas funcionalidades.
Te explicamos qué diferencias existen entre un FMS y un ERP, para mostrarte que son dos soluciones digitales plenamente complementarias y totalmente sincronizables para que la operativa diaria de un transitario sea más sencilla y más eficiente.
5. Emisión del bill of landing
Tras la aceptación de la reserva del espacio, la plataforma solicitará las instrucciones de embarque (shipping instructions) para completar el booking del envío. Si este se ha realizado desde el ERP, se actualizará directamente la aceptación de booking y se subirá a Freightol el bill of landing que ha emitido la naviera.
Aquí empezará la gestión del envío, por lo que es el momento en el que Transitarios López y Zapatos García intercambien la documentación necesaria y confirmen que toda la información es correcta. Todo está listo para iniciar el transporte en la fecha acordada.
¿Y a partir de aquí? Zapatos García dispondrá desde la plataforma de Transitarios López de toda la información para realizar un seguimiento continuo de la mercancía. El servicio de tracking de contenedores permitirá conocer en todo momento la ubicación exacta del buque, el itinerario preciso de todos los puertos donde ha realizado una escala, las pendientes todavía por realizar, así como todos los detalles concretos sobre el contenedor que traslada su mercancía. De esta forma, el sistema notificará en todo momento cualquier cambio de estatus a lo largo del recorrido, hasta la entrega final del contenedor en el punto acordado de destino.
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